仕事の依頼を10倍うまく断る方法

どうもこんにちは、Erinaです。

みなさんの中で、頼まれごとを断るのが苦手な人ってどれくらいいるでしょうか?まぁ、断るのを好きな人っていないですよね。(苦笑)

でも、やっぱり「上手に断れたら良いのに・・・」と思う方は割りとたくさんいるはずです。

 

私も”No”と答えることに罪悪感を感じていた時期があったので、断ることができずに自分を追い詰めていました。

しかし、それで犠牲になっていたものが他にあると知り、どうしたら上手に対応できるかを考えるようになったのです。

 

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そこで気づいたのは、断るために、必ずしも”No”を言う必要はないということでした。

それってどういうことでしょうか?

今回は、先日の職場を例にして、自分へのリマインダーとしても書いておこうと思います。

 

私の職場に、ある二人の同僚がいます。

60代男性のAさんは主任レベルで雇われて、もうすぐ一年になります。

30代女性のBさんはチームアシスタントとして雇われて、一年が過ぎました。

 

Aさんは働いてもうすぐ一年になるにも関わらず、社内のシステムや仕事の流れを理解しておらず、チーム全員の足をまんべんなく引っ張っています。

先日、私のところに質問をしに来たのですが、「まだそんなこと知らなかったの?!」とちょっと驚いてしまいました。

 

Bさんはアシスタントとして雑用から始めましたが、今では忙しいうちのチームにはなくてはならない存在で、一人でやるべきことをこなしていきます。

前面に出る仕事はなくても、彼女がいなければ、チームの仕事が滞るのは目に見えています。

 

加えて、Bさんは私が担当することになったあるプロジェクトを手伝ってくれることになりました。地道な作業ですが、社内全体で評価されるので、社長たちにも報告され、チームの評価にもつながります。

そのプロジェクトに関して、Aさんが大きなミスをおかし、結果としてクライアントを怒らせることになったのです。

そもそも、きちんと社内のシステムを理解していれば、絶対に起こらなかったミスでしたが、全体像を把握していなかったAさんは初歩的なミステイクをしてしまったのです。

「おいおい・・・。」

私は呆れるしかありません。

 

そしてその尻拭いをするのはBさん

「これ、やってくれる?これはこうなってるはずなんだよな・・・。」

Aさんは自信がないので、質問内容にも自信がありませんし、依頼の仕方も丸投げです。

 

私はこの様子を見て、Bさんに尋ねました。

 

私:「ねぇ、Aさんから色々と頼まれてるみたいだけど、あなたも他にやることがあるでしょ?」

Bさん:「そうなの!私も忙しいし、こんなの私の仕事じゃないのに!!」

私:「私もそう思うわ。Aさんから頼まれごとされたら、『今は忙しいから、すぐにはできないけど良いですか?』って聞いたら良いよ。急ぎの用事なら、『じゃあ良いや』って自分でやると思うから。」

Bさん:「そうね、それはグッドアイディア。そう言ってみる!」

 

AさんBさんの都合も考えず(無意識だとは思いますが)、自分の必要なことだけ終わるべきだと考えては、丸投げで頼みごとをしていたのです。

それはBさんの仕事内容を遥かに超え、Aさんの責任意識を薄めていただけでなく、自分の仕事を学習することがありませんでした。

曖昧な質問内容は、Bさんが何度もやり直しする結果になってしまい、時間を無駄にしていました。最初からビシッと意図が伝わっていれば、そんなことがないわけですよね。

 

私:「Aさんには、『このシステムについてわからないことがあったら、Erinaに聞いて』って言って良いのよ。その場しのぎであなたに仕事を頼むんじゃなくて、Aさんは全体像をきちんと知る必要があるし、それを教えるのは私ができるから。」

Bさん:「オーケー。わかったわ。」

 

そう言うと、追加で仕事を頼まれたBさんは、Aさんに「今はできませんよ。」と断りに行きました。Aさんはそれを理解し、自分でやることになっただけでなく、後日、私とこのシステムについてきちんと時間をかけて復習することになりました。

 

 

このやりとりを見ていて感じることは、二人の性格にありました。

Aさんは、穏やかな性格で何事も受け身。良い人ではあるけれど、自分で課題を見つけ、それを自力で解決するという意識が薄い人です。

わからない時は自分で考えたりやってみる前に、他人に答えを聞くので、いつまで経っても仕事を覚えません。

Bさんは責任感が強く、頼まれたら断れないタイプでした。何もかもを抱え込んでしまうので、プライベートでもかなりストレスを抱えています。

それがOrganizeできているのなら良いのですが、そういうわけでもなく、時に爆発してしまうのです。

 

「できません」と断言するのは極端ですが、「今はできないけど、それでも良いですか?」と相手に選択肢を与えることで、仕事の依頼を断ることはできます。

英語では、”Yes”/”No”ではなく、”Ok, but….”と条件付きで答えるんですね。

それは個人的な選り好みではなく、自分の中の優先順位とも相談するべきだからです。

 

こうやって仕事をしていると、私に仕事を頼む人はみんな、「これやって欲しいんだけど、いつまでにできる?」と聞いてくれるようになりました。

緊急の依頼も、仕事の丸投げではなく、「これはこういう案件で、これとあれが必要です。」と具体的に説明してくれるようになり、自分と相手の時間を効果的に使えるようになったのです。

 

「便利屋」と「仕事ができる部下」は紙一重だと思います。

それは、受け身で何にでも「イエス」と言うか、それとも与えられたものをどうやってマネージしていくか。

そのためには、ペース配分や優先順位と向き合う必要があり、できないことも見極めなければなりません。

 

みなさんはどう思いますか?

仕事の依頼を10倍うまく断る方法” への4件のフィードバック

  1. こんにちは
    先日サンディエゴでお会いしたえりなさんで間違いないでしょうか? もし
    間違っていたらごめんなさい。自信がないのでとりあえずメールをしてみました

  2. 佐藤 美佐子さん、こんにちは!
    そうです、あのえりなです。(笑)

    コンタクトいただき、ありがとうございます。
    また読みにいらっしゃってください。

  3. これアメリカで働く時けっこう重要なスキルかも。
    私は日本とアメリカでナースの経験があり、どうしても日米のナースを比較してしまう。
    私のいる業界に限って言うと
    自分のタスク以外は一切手を出さないナースや、終業時間が来たら全部丸投げして帰ってしまうナースがよくいる。(アメリカでナースしている人なら心当たりがあると思う。)
    責任感があるナースが頑張ってフォローアップしても、それに対する感謝や恩返しどころか周囲から更に当てにされてしまう。
    頑張るのは大切だけど、結果的に自分が他人の仕事を抱えているだけで全体の効率が良くなるわけではなく、達成感より負担と不満が増すだけ。
    自分の仕事を減らし楽をするという意味ではなく、上手に仕事の依頼を断る事で全体の効率を上げるスキルが大事だとつくづく思う。とても共感できた。
    良い記事をありがとうございました。
    FBでシェアさせていただきました。

  4. Shiroさん、こんにちは!コメントありがとうございます。

    共感してもらえて光栄(?)です・・・。

    >自分のタスク以外は一切手を出さないナースや、終業時間が来たら全部丸投げして帰ってしまうナースがよくいる。

    いますいます。
    良くも悪くも、仕事に対して割り切ってるというか・・・割り切りすぎだろ!!と思うこともありますが。

    頼られるのは嬉しいけど、断りどきって本当にfine lineですよね。
    どこまで引き受けるか、って自分で決めておかないと、いつまでもきりがないですし、プライベートまで侵食されるリスクもあります。

    >結果的に自分が他人の仕事を抱えているだけで全体の効率が良くなるわけではなく

    これは大事ですね。私も効率重視な人間でしたけど、アメリカ人と働くことでなおさらそれに拍車がかかりました。笑

    シェア、ありがとうございます。
    また遊びに来てください!

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