日本の会議 vs. アメリカのミーティング

ミーティング

ども、Masaです。またまた久しぶりの投稿になってしまいました。

このところ、公私共にバタバタ続きで、ひとつひとつが自分にとってよい経験にはなっているものの、あまりにもめまぐるしくいろいろなことが起きているので、少し疲れ気味…て感じです。

 

さて、今日のお題は、毎度のことながら、日本とアメリカの比較。これについては、以前も何度も書いていますが、単純に、また書きたくなったので書いてしまいます。

 

皆さん、「会議開いてくれ!」って言われたらどうしますか?

多分、以下をさささっとまとめて、で、招集しますね。

  • 目的
  • 参加者
  • 時間
  • 場所

これくらいですかね。

で、会議開催案内を出す。

「XXの目的でYY時から1時間、ZZ会議室で会議をします」

もちろん、事前に参加者の参加が可能な時間を調べて、その時間に会議を開くようにしますね。宛先は参加者。その上司にCCしたりもしますね。

で、会議。

参加者が集まっています。

「では、会議を始めます。え〜今日はXXについて…」

と始まっていきます。

大抵の場合、会議の進行役がいますので、その指示にもとづいて、会議は進行していくはずです。

でも…、会議進行がうまくいかないことが多いですねぇ。特に少人数で集まって、プロジェクトの進捗だとか、今後の予定などを決めていくような、小さな会議だと。

誰が進行役かわからない場合があったり、何について議論するのかが決まっていなかったり…。

「とりあえず、集まっとく?んで、1時間位話しとく?」

と言う会議。

1時間と言う時間を決めたので、その中でとりあえず話をして。参加者が十分に準備してきていないので、発言が少なかったり。聞かれても生産的な答えが出なかったり。

一番ひどいのは、無言の時間が多いこと。

「あれ?今何話し合っているんでしたっけ?」

と誰かに言われないかぎり、無言。

とりあえず、進行役が議事を取り、で、会議後に型にはまった意味不明の会議議事録を出して終わり。短かろうが長かろうが、会議は決めた時間で終わり。

心当たり、ないですかね、そんな会議。

個人的には、これ以上無駄な会議はないと思っています。時間の無駄遣い、お金の無駄遣い。

会議開く必要、本当にあるの?と言う会議。そんなの、メールで2回やり取りして終わりじゃないの?と言う会議。

そもそも、会議とは何のためにあるのでしょう?直接会って話し合わなきゃいけないから会議に参加するのであって、会議があるから参加するってことじゃないじゃないか。

会議が設定された時に、

「この会議、本当に必要なんだろうか」

と考えたことありますか?自分の時間が1時間、失われるかもしれないんですよ。人によっては、

「いい気分転換になるから出席しとくか」

のような気分で参加するかもしれませんね。

必要のない会議は時間の無駄ですから、しないようにしたいですよね。

 

さて…、ところ変わってこちらはアメリカ。

もちろん会社にもよります。特に日本企業のアメリカ法人の場合は、日本的な会議をしているようなところもあるようです。

会議開催案内(Meeting Invitation)は同じ…です。

  • 目的
  • 参加者
  • 時間
  • 場所

場合によっては、目的はタイトルに入れてしまうこともあります。でも、ほとんどの場合は、なぜこのミーティングを開くのか、何についてディスカッションするのか、アウトプットは何を期待しているのか、などが目的の部分に書かれます。

すべての人のPCにOutlookが入っているので、それを使って案内を出すのが普通です。タイトル、参加者、時間、場所を入力して、あとは本文のところに目的を書きます。

さて、ミーティングは日本の会議と同様、必ず進行役(ミーティング招集者)がいます。それは、グループマネージャであったり、プロジェクトマネージャであったり、また、一般の担当であったり。共通しているのは、

「俺がミーティグを仕切る!」

と皆さん、思っていること。てか、ミーティング参加者がそれを期待しているので、そうならざるを得ない。

できる進行役は、ミーティング前に、ミーティングの目的を確認し、Outlookでメールを新規に作成し、そこに、ミーティング時のディスカッションについて、要点をまとめておきます。

何のためのミーティングか、わかっていることわかっていないことは何か、何を決めるのか、誰がいつまでに決めるのか、などなど、既知の話を書き込んでおきます。

で、ミーティングの際には、プロジェクターでそれをミーティング参加者に見せながら記入をしていきます。足りないものを追加したり、アクションアイテムを追加したり。

で、時間内にきっかり終われるように時間の配分を考えながらミーティングを進めます。長い議論が必要な項目が出てきたら、

「それはオフラインで話し合って、結論を出しましょう」

言い合いになった場合には、

「その議論はここでは適切ではないので、後でやってください」

などと調整していきます。

で、ミーティングが終わったら、今まで追加修正編集してきたOutlookメールの議事録を、必要に応じて編集して、あとは送信ボタンを「ポチ」するだけ。

なんと効率的なミーティングなんでしょう。

 

この方法の良いのは、例えばこれが定期ミーティングだったとすると、今回ミーティング参加者に送付された「議事録」を次回のミーティングに使えること。ようは、前回何を議論したか、誰がどんなアクションアイテムを持っていたか、などなど、すべて記録されているので、それを使ってミーティングをすることによって、前回は何を議論したかがわかるし、誰が何をしているのかもわかるし、アクションアイテムのフォローアップもできるので、ミーティングの理解度が全く違うんです。

すごいでしょ。

ぜひ実践してください。あなたの評価はうなぎのぼりです。

 

日本とアメリカの会議の仕方を比較するだけで、それぞれのスピードが全く違うことがよくわかりますね。速い方が良いに決まっています。

スピードが速ければ、意思決定も速くなります。

知ってますか?日本の意思決定スピードは、他先進諸国のそれと比較してうんと低いってこと。

 

反省しましょう。 

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