社内コミュニケーション with eMail

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会社勤めをされている方、かなりいらっしゃると思いますが、日ごろ、会社でどのようにコミュニケーションを取っていらっしゃるでしょうか?



うちの会社はメール文化がベースにあって、何をするにしてもメールでやり取りされます。ま、国内、国外に拠点がありますので、メールでのやり取りがふつーと言うこともうなずけますけどね。



「メールによるコミュニケーションは控えましょう」



なんて話が出るほど毎日大量のメールがやり取りされます。



隣のオフィスにいる人間からもメールが来ます。10歩ほど歩けば話ができるのに...。



1日休みを取ると、休み明けが大変。何十通ものメールを処理しなければならず、そのためにかなりの時間が必要になります。



役付きになればなるほど、メールの量が多くなります。マネージャに送られるメールの量も多いのですが、ccに名前が入ることもかなり多くなります。ときには、全く関係のないメールのやり取りにも巻き込まれることになることがあります。



「この会話から私を抜いてくれませんか?」



とお願いすることもしばしば。



たとえば私とあなたが今メールでやりとりしているとします。


From:私
To:あなた



何通かやり取りした後に、あなたが自分のボスにこの議論に入ってもらいたいとしますよね。そのときには、



From: あなた
To: 私、あなたのボス
RE: xxxxx
_______________________
Adding あなたのボス

本文
:
:




とやって、本文を始める前にボスの名前を入れます。



あるいは、あなたのボスにこの議論の内容を知っていてもらいたい場合には、



From: あなた
To: 私
CC: あなたのボス
RE: xxxxx
_______________________
CCing あなたのボス
:
:




とやります。これが一般的かどうかは知りませんが、うちの会社ではそうやっています。



最初は2人でやっていたメールのやり取りが、気が付いてみると、20人とか30人に膨れ上がっていることがあります。CCとかToにどんどん追加しますからね。



20人、30人になると、たいてい誰に送られているのかわからなくなりますから、本当は議論に入っていてもらわないといけないような人が漏れる場合もあるんですね。



「あれ、そんなこときーてねぇよ」



ってこともしばしばあります。



あるいは、逆に、聞かれちゃ困るような人が、偶然、そのメールリストに含まれていることもあったりもします。



メールは非常に便利なコミュニケーションツールですが、使い方を間違うと大変なことになります。



正しく使いましょう。

 

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2 comments on “社内コミュニケーション with eMail”

  1. こんにちわ。

    いつも、アメリカのオフィスって個人の空間が確保されていて静かだなぁって思ってました。

    近くの人とコミュニケーションとるにもメールは必需品なんですね。でもまあ、うちの会社も似たようなものです。

    旧式のビジネススタイルしか通さない私のプロトコルでは、やっぱ、顔合わせる必要があります。くだらないこと80%、仕事の話15%、ほんとに大切なこと5%ってところでしょうか。

    自分はメールへたくそで、コンテクストがどうにも伝えられないのです。

    差出人や内容によってはでかけますが、大抵ほっときます。 本当に大切な場合は、相手が相談にやってきます。 そこで、ゴング。 カ~ン!

    国際試合ともなると金がかかってしょうがありません。まったく、もっと、スマートにいきたいものです。

  2. 晴れふらさん、毎度です。コメントありがとうございます。

    >顔合わせる必要があります
    やはり基本的にはそうでしょう。Face to Faceはより親近感が沸きます。これからいっしょにプロジェクトをやっていくような人とは直接話をした方が良いですよね。

    >自分はメールへたくそ
    メールが嫌いな人もたくさんいます。送っても返事をよこさない人とか。長いメールを書くのを避ける人とか。

    ま、メールはうまく使う必要があるってことでしょうね。

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