アメリカ企業に就職して、アメリカに移住、そして生活。アメリカ生活情報一挙公開！質問にお答えします！頑張れ日本人！
先日、「アメリカでコネクション作り－Facebookの巻き、LinkedInの巻き」の中で、日本と同様、アメリカでもコネクション作りにはいろいろな方法があるって話をしました。
ネットでお友達を作るのは、ボタンをクリックするだけなので、超簡単ですね。もちろん、事前にその人のプロフィールをじっくりと調べて（隠されていて見ることが出来ない場合もありますが）、その人が自分のコネクションとして的確かどうなのかを確認してお友達申請する必要はあるでしょう。ウェブ上の情報のみなので、どんな人物なのかがよくわからないと言うリスクもありますね。
All Hands Meeting．．．
日本語で言うと「全社会議」でしょうか（？）。
ベンチャー企業のような小さな会社の場合には、会議室に全社員を集めて行われます。また、従業員が１０００人とか５０００人とかを超えるような大きな会社や、世界各国に支社があるような大企業の場合には、電話会議、あるいは、ウェブ会議で行われるのが普通です。
と言うことで、ひさびさに会社ネタです。
今日は、四半期に一度行われる、全社向けWeb Cast（ウェブ・キャスト）がありました。
夕方でしたので、おそらく、カリフォルニア、アジア地区向けだったのでしょうね。東海岸、ヨーロッパ向けには、おそらく今日の午前中に行われているでしょう。
ウェブキャストで何を話すのか。
今回は２００９年第４四半期と通期の会社の儲けのお話。
会社の業績が良いと言うことは、その従業員にとってもうれしいことです。昇給率が上がったり、RSU（Restricted Stock Unit：リストリクテッド・ストック・ユニット）がたくさんもらえたり、あるいは、キャッシュボーナスが出たり。
うちの会社、この不景気だと言うのに、過去最高益を出した部署があったりします。全般的に、先期と比べると、収入はかなり上がったようで。うちの部署も、去年、大きな携帯電話会社からの受注がうなぎのぼりだったので、会社の全利益にかなり貢献したようです。
ま、お金の話は置いておいて。
ウェブ・キャスト．．．、ウェブと言うくらいですから、音声、映像ともすべてウェブベースで行われます。
最初に、メールアドレスを登録します。社内ウェブキャストなのに、どうしてメールアドレスを登録しなければならないのか分かりません。ウェブからも質問ができるようになっているのですが、誰がどのような質問をするのかを知っておきたいのでしょうか．．．。
そして、「登録」ボタンをクリックすると、ウェブキャストが始まります。音声はウィンドウズメディアプレーヤーで聞くことになります。映像は．．．、映像といっても、プレゼンテーションのスライドが次から次へとぱらぱらとめくられるだけなのですが、ウェブページが話しにあわせてどんどん進んでいきます。
ま、この方法であれば、インターネット接続環境があれば、どこでも見ることができるってことですね。便利なものです。
日本の会社では、会議を開催する場合、どのような方法でその案内を回すのでしょうか？
もう１０年以上も前の話。私がまだ日本のある企業で働いていたころは、「業務連絡書」なる紙っぺらに、日時、場所など、必要事項を記入して、それを数枚コピーして、必要部署に配布していました。
結構面倒くさかった．．．
さすがに、私が退社する直前には、ロータスノーツだったかなんだったかのグループウエアを使って、「電子的」に会議開催案内を送っていました（私の記憶が確かならば）。
さて．．．
では、アメリカ企業だとどうなるか。電話会議開催の場合は？そんな疑問を持った方々がいらっしゃるようなので．．．。
私がいたアメリカ企業のすべてが、マイクロソフトのアウトルックを使っていましたし、今も使っています。多分、アメリカではアウトルックがメールソフトウエアのデファクトスタンダードでしょうね。
会議開催の案内方法はほとんどすべて同じ。
アウトルックには予定表（カレンダー）機能がありますよね？（アウトルックエクスプレスだとありませんけどね）
会議開催案内を出す場合は、このカレンダーを使います。
つまり．．．
新規カレンダーを開いて、会議のタイトル、開始時間、終了時間を入れますね。そして、会議のアジェンダなどの情報を記入します。
それから、会議に参加する人をあて先に入れていきます。うちの会社の場合、従業員すべてのメールアドレスやその他の情報がすべてサーバーに登録されているので、名前をタイプすれば、ほぼ自動的にメールアドレスが入力されます。
で、会議室の場所．．．
うちの場合、会議室は従業員と同じように扱われていてサーバーに登録されていますので、会議室も参加者の一人として、あて先に記入します。つまり．．．会議室は従業員と同じ扱いですから、イギリスのケンブリッジの「あそこの」会議室、中国の上海の「あそこの」会議室など、すべてサンディエゴにいながらにして予約することができるわけです。
で、必要事項を記入したら、「スケジュール」を確認します。つまり、会議参加者のスケジュールと会議時間とがコンフリクトしていないかどうかを確認します。会議室も従業員と同じ扱いですから、もし、その会議室がどこかの誰かに予約されていたら、この「スケジュール」に表示されるわけですね。
ここまでやって、「送信」すれば、ふつーの会議開催案内になります。
では、電話会議の場合はどうなるか。
さらに、電話会議特有の設定が必要になります。別に特に難しいわけでもないですけどね。
うちの場合、企業向け電話会議設定ソフトウエア（？）を使っています。良いのは、アウトルックに統合されているところ。
会議開催案内に必要事項を入力した後、引き続き電話会議を設定します。
日時や参加者は会議開催案内にすでに入力されていますから、あとは、ミーティングＩＤを設定するだけ。これも自動で出来ます。
そして送信。
That’s it!
では、電話会議に参加する場合、どうすれば良いのか。
まず、電話会議専用の電話番号に電話します。この番号は社内電話番号、フリーダイヤル番号、国際電話番号の３種類。つまりどこからでも電話できると言うことです。
電話をすると、「あちら」から録音メッセージが流れます。
「ミーティングに参加する場合は『１』を押してください」
「ミーティグＩＤを入力してください」
「ビープ音の後に『お名前』をどうぞ」
言われたとおりにやっていくと、「ピコ」の音の後にたった今録音した自分の名前が再生されます。そして、電話会議の中へ入っていきます。
そして．．．
電話会議システムでは、プレゼンテーション資料などもネット上で共有することが出来ます。つまり、各参加者が必要に応じて、自分のＰＣのデスクトップ、他者のＰＣのデスクトップを切り替えることが出来ると言うわけです。
最後に、会議開催案内には、何を書けば良いのでしょうか。
「これこれについて、検討したいので、以下のアジェンダで電話会議を開催します」などと書けば良いわけですが．．．たとえば、
All,
Let’s get together to discuss XXXX because we need to nail it down ASAP for next board meeting. Please feel free to invite appropriate people from your groups.
Thanks,
Masa
てな感じになります。これをすっ飛ばして、会議タイトルと日時、場所のみの会議開催案内もあります。
イメージわきました？
