日本の会社では、会議を開催する場合、どのような方法でその案内を回すのでしょうか？


もう１０年以上も前の話。私がまだ日本のある企業で働いていたころは、「業務連絡書」なる紙っぺらに、日時、場所など、必要事項を記入して、それを数枚コピーして、必要部署に配布していました。


結構面倒くさかった．．．


さすがに、私が退社する直前には、ロータスノーツだったかなんだったかのグループウエアを使って、「電子的」に会議開催案内を送っていました（私の記憶が確かならば）。


さて．．．


では、アメリカ企業だとどうなるか。電話会議開催の場合は？そんな疑問を持った方々がいらっしゃるようなので．．．。


私がいたアメリカ企業のすべてが、マイクロソフトのアウトルックを使っていましたし、今も使っています。多分、アメリカではアウトルックがメールソフトウエアのデファクトスタンダードでしょうね。


会議開催の案内方法はほとんどすべて同じ。


アウトルックには予定表（カレンダー）機能がありますよね？（アウトルックエクスプレスだとありませんけどね）


会議開催案内を出す場合は、このカレンダーを使います。


つまり．．．


新規カレンダーを開いて、会議のタイトル、開始時間、終了時間を入れますね。そして、会議のアジェンダなどの情報を記入します。


それから、会議に参加する人をあて先に入れていきます。うちの会社の場合、従業員すべてのメールアドレスやその他の情報がすべてサーバーに登録されているので、名前をタイプすれば、ほぼ自動的にメールアドレスが入力されます。


で、会議室の場所．．．


うちの場合、会議室は従業員と同じように扱われていてサーバーに登録されていますので、会議室も参加者の一人として、あて先に記入します。つまり．．．会議室は従業員と同じ扱いですから、イギリスのケンブリッジの「あそこの」会議室、中国の上海の「あそこの」会議室など、すべてサンディエゴにいながらにして予約することができるわけです。


で、必要事項を記入したら、「スケジュール」を確認します。つまり、会議参加者のスケジュールと会議時間とがコンフリクトしていないかどうかを確認します。会議室も従業員と同じ扱いですから、もし、その会議室がどこかの誰かに予約されていたら、この「スケジュール」に表示されるわけですね。


ここまでやって、「送信」すれば、ふつーの会議開催案内になります。


では、電話会議の場合はどうなるか。


さらに、電話会議特有の設定が必要になります。別に特に難しいわけでもないですけどね。


うちの場合、企業向け電話会議設定ソフトウエア（？）を使っています。良いのは、アウトルックに統合されているところ。


会議開催案内に必要事項を入力した後、引き続き電話会議を設定します。


日時や参加者は会議開催案内にすでに入力されていますから、あとは、ミーティングＩＤを設定するだけ。これも自動で出来ます。


そして送信。


That’s it!


では、電話会議に参加する場合、どうすれば良いのか。


まず、電話会議専用の電話番号に電話します。この番号は社内電話番号、フリーダイヤル番号、国際電話番号の３種類。つまりどこからでも電話できると言うことです。


電話をすると、「あちら」から録音メッセージが流れます。


「ミーティングに参加する場合は『１』を押してください」


「ミーティグＩＤを入力してください」


「ビープ音の後に『お名前』をどうぞ」


言われたとおりにやっていくと、「ピコ」の音の後にたった今録音した自分の名前が再生されます。そして、電話会議の中へ入っていきます。


そして．．．


電話会議システムでは、プレゼンテーション資料などもネット上で共有することが出来ます。つまり、各参加者が必要に応じて、自分のＰＣのデスクトップ、他者のＰＣのデスクトップを切り替えることが出来ると言うわけです。


最後に、会議開催案内には、何を書けば良いのでしょうか。


「これこれについて、検討したいので、以下のアジェンダで電話会議を開催します」などと書けば良いわけですが．．．たとえば、


All,


Let’s get together to discuss XXXX because we need to nail it down ASAP for next board meeting. Please feel free to invite appropriate people from your groups.


Thanks,
Masa


てな感じになります。これをすっ飛ばして、会議タイトルと日時、場所のみの会議開催案内もあります。


イメージわきました？