アメリカ企業で電話会議

アメリカ_会議



日本の会社では、会議を開催する場合、どのような方法でその案内を回すのでしょうか?


もう10年以上も前の話。私がまだ日本のある企業で働いていたころは、「業務連絡書」なる紙っぺらに、日時、場所など、必要事項を記入して、それを数枚コピーして、必要部署に配布していました。


結構面倒くさかった...


さすがに、私が退社する直前には、ロータスノーツだったかなんだったかのグループウエアを使って、「電子的」に会議開催案内を送っていました(私の記憶が確かならば)。


さて...


では、アメリカ企業だとどうなるか。電話会議開催の場合は?そんな疑問を持った方々がいらっしゃるようなので...。


私がいたアメリカ企業のすべてが、マイクロソフトのアウトルックを使っていましたし、今も使っています。多分、アメリカではアウトルックがメールソフトウエアのデファクトスタンダードでしょうね。


会議開催の案内方法はほとんどすべて同じ。


アウトルックには予定表(カレンダー)機能がありますよね?(アウトルックエクスプレスだとありませんけどね)


会議開催案内を出す場合は、このカレンダーを使います。


つまり...


新規カレンダーを開いて、会議のタイトル、開始時間、終了時間を入れますね。そして、会議のアジェンダなどの情報を記入します。


それから、会議に参加する人をあて先に入れていきます。うちの会社の場合、従業員すべてのメールアドレスやその他の情報がすべてサーバーに登録されているので、名前をタイプすれば、ほぼ自動的にメールアドレスが入力されます。


で、会議室の場所...


うちの場合、会議室は従業員と同じように扱われていてサーバーに登録されていますので、会議室も参加者の一人として、あて先に記入します。つまり...会議室は従業員と同じ扱いですから、イギリスのケンブリッジの「あそこの」会議室、中国の上海の「あそこの」会議室など、すべてサンディエゴにいながらにして予約することができるわけです。


で、必要事項を記入したら、「スケジュール」を確認します。つまり、会議参加者のスケジュールと会議時間とがコンフリクトしていないかどうかを確認します。会議室も従業員と同じ扱いですから、もし、その会議室がどこかの誰かに予約されていたら、この「スケジュール」に表示されるわけですね。


ここまでやって、「送信」すれば、ふつーの会議開催案内になります。


では、電話会議の場合はどうなるか。


さらに、電話会議特有の設定が必要になります。別に特に難しいわけでもないですけどね。


うちの場合、企業向け電話会議設定ソフトウエア(?)を使っています。良いのは、アウトルックに統合されているところ。


会議開催案内に必要事項を入力した後、引き続き電話会議を設定します。


日時や参加者は会議開催案内にすでに入力されていますから、あとは、ミーティングIDを設定するだけ。これも自動で出来ます。


そして送信。


That’s it!


では、電話会議に参加する場合、どうすれば良いのか。


まず、電話会議専用の電話番号に電話します。この番号は社内電話番号、フリーダイヤル番号、国際電話番号の3種類。つまりどこからでも電話できると言うことです。


電話をすると、「あちら」から録音メッセージが流れます。


「ミーティングに参加する場合は『1』を押してください」


「ミーティグIDを入力してください」


「ビープ音の後に『お名前』をどうぞ」


言われたとおりにやっていくと、「ピコ」の音の後にたった今録音した自分の名前が再生されます。そして、電話会議の中へ入っていきます。


そして...


電話会議システムでは、プレゼンテーション資料などもネット上で共有することが出来ます。つまり、各参加者が必要に応じて、自分のPCのデスクトップ、他者のPCのデスクトップを切り替えることが出来ると言うわけです。


最後に、会議開催案内には、何を書けば良いのでしょうか。


「これこれについて、検討したいので、以下のアジェンダで電話会議を開催します」などと書けば良いわけですが...たとえば、


All,


Let’s get together to discuss XXXX because we need to nail it down ASAP for next board meeting. Please feel free to invite appropriate people from your groups.


Thanks,
Masa


てな感じになります。これをすっ飛ばして、会議タイトルと日時、場所のみの会議開催案内もあります。


イメージわきました?

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2010年1月4日 初出勤 挨拶は?

アメリカ_正月



さて、今日、1月4日から通常通りの出勤です。


私の場合、クリスマスからの11連休明けですから、多少、気が重い。年始から忙しくなるとわかっているのでなおさら。


今年の抱負はなんですか?


英語で「抱負」はResolutionと言います。


What’s your New Year’s resolution?


と聞いてまともに答える人はあまりいません。


Well… let’s see… I don’t know… How about yours?


なんて切り替えしたりします。


あまりまじめに考えていないからなのか...、それとも、人に言えないようなことなのか...私みたいに(笑)。


さて、日本の年始、初出勤すると、年始のご挨拶のために、会社の各部署を回ることがよくありますね。私の場合もそうでした。


「あけましておめでとうございます。今年もよろしくお願いいたします。」


などと深々と頭を下げて挨拶をします。それから、


「どうでした?冬休みは?」


となりますね。


では、アメリカの場合はどうなのか。


すべてがすべてそうとは言い切れませんが、少なくとも私の周りで今起こっていること。


“Hey, Masa! Happy New Year! How were your holidays?”


“Happy New Year to all!”


“Happy New Year, Masa! Did you go anywhere?” “Well… I just stayed home with my family…”


ってな感じです。人によっては握手を求めてきたりもします。


日本語の「今年もよろしくお願いいたします」に当たる表現は特にないようです。よーく考えてみても、今まで言われた記憶がありません。何て言えば良いんだろう...。


と言うことで、今年もこのブログでがんばりますので、どうか、今後とも御ひいきに。

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明けましておめでとうございます パート2


では、アメリカ国内向けに...


「明けましておめでとうございます。」


と言っても、すでに15時間も過ぎてしまいましたが。


今日も静かです。


アメリカのテレビ番組はお正月だからと言って、特別番組をやっていると言うことでもありません。SiFiチャンネルで毎年好例の「トワイライトゾーン」をやってるくらい...かな。


新年会用のおせち料理を作りながら、ロケフリで日本の紅白歌合戦を見ていました。


紅白も変わりましたね。出演者は大きくは変わっていませんが、内容がかなり変わったような。


小林幸子とか、北島三郎とか。布施彰、天童よしみ...、こう言う人たちも出るんだぁ...と言う感じです。


キムタクのムーンウォークは結構格好良かったですかね。


アリスのチャンピオンは盛り上がったなぁ。


昔を懐かしむってことは、かなり歳を取ったってことでしょうね。




さぁ~てと...、新年会は盛り上がるかな。


何事も全力で(爆)。

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明けましておめでとうございます

アメリカ_正月



日本の皆さん、明けましておめでとうございます。


アメリカ在住の方々、明けていたら、おめでとうございます。


と言っても、こちら、サンディエゴはまだ午後11時前。あと、1時間ほどで新年を迎えます。


「大晦日のアメリカは?」


と疑問に思う方もいらっしゃるでしょう。


今日のサンディエゴ、特に大きく変わったことはありません。クリスマス休暇とお正月休みをくっつけて長期連休にしている人たちが多いので、朝夕の道路はそれほど渋滞していません。


ただ...


ショッピングモールは「めちゃ混み」。


普段、土日でもそれほど混まないあるスーパーマーケットも、今日はメチャゴミ。レジも長蛇の列で人で埋まってしまうほど。


皆さん、ニューイヤーズイブを家族や親戚、知り合いと過ごすために買出しをしているのでしょうか。


うちは、明日の元旦の午後から、新年会をするので、朝からおせち料理作り。メインはうちのかみさん。せっせと働きます。娘も手伝ってたかな...。


昼前に、息子を連れてミック・ムーアとランチ。海沿いのオーシャン・ビーチと言う古い町にある、メキシコ料理屋さんでフィッシュタコを食べました。店の中は薄暗く、あまりきれいなところだとは思わなかったのですが、味は最高。


「来年は俺たちの年だぜ!Masa、頑張ろうぜ!」


と硬く決意。


ミックはすでに来年のresolution(決意、抱負)を決めているようで、やる気満々。


私も、


「俺も来年は決めてみせる。」


と彼に誓ったのでありました。


「1年の締めくくりの日にMasaと食事が出来て最高だったよ。」


とミック。うそでもうれしい言葉。やっぱりミックは最高!


そんな良い気分で家に戻り、また、おせち料理作り。


私?自分で言うのもなんですが、結構料理は上手い方だと思いますよ。男の料理ですけどね。たいていはレシピ通りには作りません。自分流にアレンジ。味?結構おいしいと思いますけど...。


さ、みなさん、今年もみなさんにとって最高の年になるでしょう。


引き続き、このブログをごひいきに。


今年も明るく元気にがんばりましょう!

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クリスマスプレゼントは?


クリスマスも終わり、アメリカはふつーの生活に戻っています。企業人たちは今日も大忙し。朝夕の道路の渋滞はそれほどでもありません。クリスマス休暇に引き続き、正月休みを取っている人たちが多いので。私もそのうちの一人。


さて、みなさんは、クリスマスのプレゼントに何をもらいました?旦那様や彼氏から指輪のプレゼント?奥様や彼女から手編みのマフラーやセーターをプレゼントされたとか?


うちは...、子供たちから、カクテルグラス、大学のマスコットの置物などをもらいました。子供たちへは、Wii。当然われわれも楽しむため(爆)。


テレビのコマーシャルでは(レクサスだったかな)、旦那様が奥様に、車をプレゼント。夜のうちに車に真っ赤なリボンをかけ、奥様がクリスマスの朝、目を覚まして、外に出ると...


「オー・マイ・ガッー」


真っ白なレクサスが...


奥様、旦那様に抱きついて、あつーいキッス♪


こんなの、コマーシャルの世界だけ...と思っていたのですが...実は、実際にありました。


うちの娘の親友。歳は16歳。


クリスマスの朝、外に出てみると...


「オー・マイ・ガッー」


真っ赤なリボンの付いた真っ白のフォード・マスタングが...


しかもフルオプション。ナビ、リアカメラ、サテライトラジオなどのガジェットの数々。


お父さんから、キーを渡され、エンジンをかけてみる。


「ヴォ~~ン」


と言う、太いエンジンシリンダー特有のズシっとくる音。


「Thanks, Dad!!!」


とお父さんに抱きついて、「チュ-」をする娘。


このお友達、以前も、このブログに登場したことのある、超お金持ちのご令嬢。


その話を聞いたうちの娘。


「私も欲し~い」


と一瞬夢の世界へ。すぐに現実の世界に戻ってきましたけどね。


こんなこと、一生に一度でよいからやってみたいですよ、ほんと。

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