マニュアルどおりにやれ!

Meeting Room
by mercedes818

Masaです。かなり久しぶりの投稿になります(年始のご挨拶をしたっきりです 笑)。

先週、うちの会社のお客様である大企業に、新しい商品提案のプレゼンに行ってきました。それについて感じたことを書いてみようと思います(あくまで個人の感じ方を書いてますので、すべてがそうだ!とは言いません。あしからず)。

 

その大企業、アメリカではかなりメジャーで、世界的にも名前を知らない人はほとんどいないのではないかと言うくらい。そんな大企業でのプレゼンですから、みんな少しびびり気味。

朝8時からと言う、アメリカでは考えられないほどの早朝(でもありませんけどね)に設定されたミーティングには、こちら側から営業3人、技術10人が参加。どんな質問が来ても即座に答えられるような体制で臨みました。ちなみにあちらの参加者は、技術6人、購買1人。

プレゼンが始まると、早速あちらから質問の嵐。あれはどうなってるのか、これはどうするのか、あそこが足りない、ここが不安だ...などなど、とめどもなく質問が降って来ます。その態度の高飛車ときたら...。内心、

 

「もっとフレンドリーにやろうぜ!」

 

と思うような雰囲気。

 

実は、あちらの技術者6人の中に、ドイツから来ている人がいました。案の定、

 

「こいつら、ぜんぜん会話ができてないじゃん」

 

と思うほど、内部的な意見の食い違い。内輪もめってやつでしょう。そもそも、ヨーロッパとアメリカって文化的な違いから、結構お互いを排除してしまうような行動を取る人ってかなり多いように見えます。アメリカ人は割りと、

 

「ガハハ...、そんなの簡単ジャン」

 

のような大雑把で超楽観的な人が多い。それに対して、物事をしっかりと理解してからでないと前に進めない人、ドイツ人に多いような...。

 

そんな内輪もめの中で、われわれはひたすら自社製品のプレゼンをするのでした。

 

ちょうど、スケジュールの話になったときに、あちらか質問。

 

男1:「ちょっと待った。それって、われわれのスケジュールに乗ってるのかなぁ。」

われわれ:「お宅のマイルストーンにのっとって、スケジュールを作ってありますが、何か?」

女1:「う~ん、ちょっとずれてるんじゃない?われわれのリクワイヤメント(必要条件)の中には、XXと定義されてるじゃない?」

われわれ:「はい、でも、これでは非現実的なので、YYとしてあります。」

男1:「いや、リクワイヤメントは必須だから、これにのっとってスケジューリングしてもらわなきゃ困るよ。リクワイヤメントにはXXから2週間以内にYYをやって、その結果を見てから6週間以内にZZをやってレポートを出すってことになってる。」

われわれ:「いや、その...、それは...。」

 

私:「(お~、これぞマニュアル社会!)」

 

とにかく、アメリカ企業は、業務のかなりの部分をマニュアルに頼っている、逆に、マニュアルがなければ、誰も統制が取れないようになっています。なので、

マニュアル命!

アメリカ企業の従業員(もちろん決してすべてではありません)は、とにかくマニュアル化された事柄から1ミリもずれないように物事を進めようとします。歴史のある企業ほどそのような気がします。大雑把で超楽観的なアメリカ人をまとめて一方向に向かせるにはそういう方法を取るしかないんじゃないでしょうか。アメフトにも似たようなところがありません(笑)?

 

男2:「XX必要条件のYYページにそれが載ってるから、そこから逆算すれば、ここがこうなって...。」

 

などと言う会話が続きます。

 

時間にして、昼抜きで6時間あまり。延々と質問、議論...。本当なら午後1時に終わっていたはずのミーティングが1時間も延びてしまった...。

でも、アジェンダにのっとって、一つ一つ説明をし、議論をし、不明点は後日回答、お客様側にもいくつかアクション事項あり。生産性が非常に高いミーティングでした。

 

ここが、日本とアメリカの違いじゃないかと思わざるを得なかった...ですねぇ。

日本の場合(すべてがすべてそうであるとは言えませんが)、アジェンダなし、議事進行係不在、決裁者不在のミーティングがいかに多いことか。時間をかけてミーティングをしたのに、結局何も結論が出ないまま「閉廷」...ってことがやたら多い。

アメリカ人(アメリカで働く人たち)も、大雑把な人が多いのは事実ですが、マニュアルがしっかりしているせいか(必ずしもそうとも限りませんが)、一応、ミーティングの正しい進め方を知っています。

なので、どんな人がミーティングを召集しても、

 

「えっと、これから何を話しますか。議題ってなんだったかな。どんな結論が出ればいいんだっけ?」

 

みたいなことにはまずなりません。そんなミーティングだったら、ミーティングをする意味がない。雑談で済ますことができますからね。

 

時間の無駄=お金の無駄

 

ですから、われわれ日本人もその点を十分に心してミーティングに臨まなければなりません。

 

とりとめもない話になってしまいましたが、先週、零下23度の寒い東海岸に赴いてミーティングに参加した際に感じたことでした。 

マニュアルどおりにやれ!” への8件のフィードバック

  1. 久しぶりのMasaさんの記事、とても面白かったです。

    6時間のミーティングで1時間延長なら17%の誤差ですが、1時間のミーティングで1時間延長したら100%の誤差ですもんね・・・とどうでも良い計算をしてみたくなります。

    ミーティングのアジェンダも、企業のマニュアルも、同意です。
    「効率悪いな~」と思いながら仕事することってほとんどありません。アメリカ人、効率が悪い(inefficient)のを一番嫌いますもんね。私もですけど。笑

  2. Erinaさん、コメントありがとうございます。

    正直、今の会社に入ってから、「いらっ」とすることが本当に多くなりました。とにかく時間のムダが多くて。

    ま、今の会社の人達は、「ハイブリッド人間(日本人であり、アメリカで働いたことがある人間)」のMasaに、新しい風を吹き込んでもらいたかったんじゃないかと思っています。

  3. 面白いですね、私はこの記事を読んで、やっぱり私はアメリカの会社で働いてるんだな、と思いました。
    日系企業なので、何かと「やっぱりここは日本だよねー」的なことを言う人が多いけど、Masaさんのカテゴリーで行くとまったくアメリカですね。

    まず、会議通知の時点でアジェンダを書くようなフォーマットになってます。

    会議開始すると、まずは会議の目的とアジェンダの確認、決定事項、決裁者をみんなで読み上げて確認です。

    進行係が「そろそろ質疑応答に入らせていただきます」など時間調整し、延長を避けます。

    これって日本のやり方を輸入したと思ってたんですけど、アメリカ発だったのかな??

  4. Hanaさん、コメントありがとうございます。

    このやり方はアメリカのやり方だと思っていました。私の働いていた日本企業は、会議開催案内はあるものの、言い出しっぺがとりあえず会議を進めます。が、会議のタイトルはありますが、何について議論するのか明確なアジェンダと時間割がまずなかったので、結構ダラダラで進んでいました。

    アメリカ企業に入ってからは、少なくともこの「ダラダラ」はなかったです。みんな早くミーティングを終わりたいですからね。

    で、誰かと誰かの議論が長引きそうになると、進行係が「はい、そこはオフラインで双方でやってくれますか」みたいになって、結構効率よくミーティングが進みます。

    ダラダラは時間の無駄=お金の無駄ですからね。

    気をつけなければなりません。

  5. 面白かったです。日本側としてアメリカとのテレコンに出ると、アメリカ人がひたすら喋って、日本人に質問を投げても誰も返事しないので、結論が出たところで「ということで、◯◯という結論でagree?」とアメ人に言われて初めて「Yes yes」って日本人が答えて会議終了っていう流れを見たことがあります。私なんかは参加しても発言権がないので黙って聞いてるんですけど、向こうにしたらじれったいだろうなぁって思ってました。
    まささん、カッコいい!

  6. Kazumiさん、コメントありがとうございます。

    ガハハ、褒められると調子にのってしまう性格です。

    確かに、こちらのアメリカ人を含めて日本と電話会議をすると、電話の向こうの方々は借りてきたネコのようにおとなしくなってます。普段「バッカヤロ―!そんなの違うだろうよぉ。」なんて言っている偉い方々も、電話の向こうにいないんじゃないかと思うほど沈黙を保っていますね。ま、すべてがすべてそうではありませんけどね。

    あと、思うに、日本人同士って、電話の向こうでコソコソ話が多いと思いませんか?電話会議の時間の恐らく90%くらいはこちらで喋ってて、残りの10%日本側がしゃべる。議事進行が下手だと、会議の50%は沈黙だったり。

    この話をすると止めどもなく文句が出てきます(苦笑)。

  7. あぁ〜コソコソ話超わかる(笑)会議中静かなのに、ミュートにした途端元気に話す人もいますね(笑)ダメダメだなこれ( ´ ▽ ` )

  8. Kazumiさん、ありがとうございます。

    そそ、そういう人たちって多いです。自信を持てばいいだけの話だと思うんですけどね。

    日本人ってどんな人種よりも英語の苦手意識が強すぎると思うんです。てか、完璧主義の人が多いんでしょうね。

    でもそれじゃ英会話ってうまくならないと思うんです。まずはサバイバルイングリッシュからスタートすればいいんです。

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